В современном информационном обществе, где данные — «новая нефть», важнейшим шагом на пути к успеху любой компании становится обработка и оперативный анализ данных с помощью BI-инструментов. Грамотно выстроенная архитектура BI-системы и четко сформированные показатели на базе стратегии компании позволяют минимизировать финансовые потери, снизить внешние и внутренние риски, а также найти новые точки роста бизнеса.
Как не зайти в тупик при выборе и внедрении BI-системы.
Изначально кажется, что дело за малым — приобрести и внедрить. Но зачастую при таком подходе возникают вопросы, с которыми непросто оперативно справиться без привлечения экспертов. Вот некоторые из них:
- Сложность типизации задач и выбора целевого инструмента в аналитическом ландшафте
В процессе проектирования могут возникнуть трудности с определением перечня целевых задач и выбором наиболее подходящего инструмента для их решения. Неверный выбор влечет за собой риск увеличения сроков, трудоемкости реализации и дальнейшего сопровождения системы. Зачастую поздно выявляются проблемы производительности, и приходится нести дополнительные затраты на масштабирование или замену решения. А иногда выбранный BI-инструмент может оказаться функционально избыточным, таким образом, компания просто переплачивает за то, что может не пригодиться при покрытии бизнес-требований. - Неправильно выстроенный подход к внедрению BI-системы
С чего начать внедрение? В какой последовательности производить настройку? Эти вопросы могут завести в тупик неопытную команду. Неправильно выбранный подход всегда ведет к непредвиденным рискам на поздних этапах, например, к превышению запланированного бюджета или срыву поставленных сроков по выводу решения в ОПЭ. Иногда организации руководствуются исключительно внутренней экспертизой, забывая, что новое решение не всегда позволяет повторить предыдущий опыт. Важно уметь пересматривать способы реализации отчетности и дашбордов (например, проводить legacy-анализ), чтобы не упустить возможности сокращения объемов при новом внедрении. - Неверное проектирование и разработка модели данных
Данный процесс лучше доверить команде технических экспертов, аналитиков и методологов для подготовки оптимальных вариантов реализации модели данных. Специалисты учтут все риски, особенности построения DWH при интеграции конкретного BI-решения и дальнейшей его поддержки. И в большинстве случаев подобные команды с обширным практическим опытом работы — это профессиональные ИТ-компании, а не отдельные специалисты. - Сложность подходов к масштабированию при работе с новым ПО
На предпроектном этапе важно учесть и выстроить правильную ИТ-архитектуру аналитического решения, заложив необходимый функционал для дальнейшего масштабирования мощностей системы, сохраняя требования к производительности и отказоустойчивости.
Подход к процессу внедрения BI-системы — серьезный шаг для любой компании, который должен быть продуман до мелочей. Но, прежде чем его сделать, компания должна быть уверена, что нашла «идеальный» программный продукт, соответствующий ее потребностям и амбициям. Как это можно осуществить?
Осознанный подход, позволяющий минимизировать риски.
1. Первый подготовительный шаг. Прежде всего, нужно правильно ответить на вопрос — кто инициатор внедрения? Конечно, инициатива должна идти именно от бизнеса и задач, которые перед ним стоят.
Как правило, в это же время выделяется основной лидер, будущий куратор проекта и рабочая группа, в которую входят представители каждого подразделения. Эти люди формируют основные требования и положения проекта, они же являются ключевыми пользователями системы и ответственными за ее развитие. Здесь важно взаимопонимание и четкая фиксация ролей, поскольку разногласия в определении назначения системы, ее основных функций и ожидаемого результата от внедрения могут привести к конфликтам на проекте, вплоть до его заморозки или прекращения.
Если потребность у компании не выявлена, инициатор не находится, представители бизнес-подразделений избегают участия в обсуждении вопроса внедрения системы, то лучше остановиться на раннем этапе.
2. Второй шаг. Определяются конкретные цели и задачи, которые должна решить BI-система. Действительно ли компании необходим BI-инструмент? Как он впишется в ИТ-стратегию компании? Какие направления бизнеса будет охватывать?
Основное предназначение BI — отражать состояние бизнеса с помощью ключевых показателей по каждому направлению деятельности и помогать пользователям обосновывать принятие бизнес-решений, на основе полученных консолидированных кросс-процессных и кросс-системных данных. Очень важно, чтобы никто в команде не путал BI с системами, автоматизирующими отдельные области бизнеса, которые также могут предоставлять отчетность и строить простые визуализации на основе тех данных, которые в них заложены.
На втором шаге нужно внимательно описать, какие потребности и проблемы есть у бизнес-направлений, как сейчас решаются данные вопросы, какие производственные процессы в подготовке отчетности и информационных панелей компания хотела бы исключить или минимизировать.
3. Третий шаг. Далее переходим к фиксации желаемых функций BI-решения. На данном этапе формируются потребности пользователей: что точно необходимо иметь из инструментария, что идет во втором приоритете, а что было бы дополнительным бонусом. На этом же шаге нужно зафиксировать организационные и юридические аспекты. В первую очередь следует определиться, каким политикам и внутрикорпоративным правилам должна соответствовать BI-система.
Описание потребностей можно подготовить, опираясь на следующие функциональные группы (лучше всего начать с более простых и понятных для конечных пользователей):
- Вид отчетности: регламентированная/нерегламентированная, статистическая/оперативная/прогнозы, табличная/с интерактивными диаграммами и дополнительными визуализациями/смешанная, Ad-hoc отчетность.
- Визуализация данных: какие визуализации необходимы, какие есть дополнительные требования по оформлению.
- Весь ли функционал решения должен быть из «коробки» или требуется кастомизация под потребности компании.
- На каких устройствах планируется работа пользователей: ноутбуки, стандартные офисные станции, большие экраны, мобильные устройства.
- Дополнительные функции: нужна ли автоматическая/ручная рассылка отчетов и дашбордов, нужна ли система уведомлений, выгрузка отчетов в установленные форматы, self-service инструментарий и прочее.
- Интеграция и предобработка данных: какие системы-источники есть/планируются, какие уже сейчас известны (CRM, ERP, IoT-источники, MES-системы, аналитика веб-сайтов, внешние источники, справочники и так далее), есть ли в инструменте встроенный ETL/ELT или возможно его нативное подключение.
- Определение предварительного объема реализации по тем направлениям деятельности, которые были зафиксированы ранее. Большой объем рекомендуется разбить на несколько этапов: распределить отчетность по приоритетам и сложности, сбалансировать объем каждого этапа.
Очевидно, что после прохождения перечисленных шагов, часть представленных на рынке решений будет отфильтрована как не отвечающая требованиям вашей компании.
4. Четвертый шаг. После того, как детально проработаны и фиксированы функциональные требования, можно переходить к техническим ограничениям, включая вопросы безопасности. Речь идет о выполнении предварительной проверки совместимости выстроенного в компании ИТ-ландшафта с отобранными на предыдущих шагах BI-решениями. Вместе с этим важно разобраться с данными и системами-источниками. Учитывайте текущие процессы модернизации ландшафта, планы по миграции, развитию, приобретению, выводу связанных систем.
5. Пятый шаг – заключительный. На этом этапе определяется, какая команда будет заниматься внедрением и настройкой системы — внутреннее ИТ подразделение или внешний подрядчик. Важно проверить, достаточно ли у компании внутренних ресурсов для поддержки будущего решения или потребуется наем новых сотрудников/ поиск компании на аутсорс.
Далее необходимо зафиксировать или скорректировать бюджет проекта, учитывая объемы финансирования, требуемые не только под лицензирование выбранного решения, но и его дальнейшее сопровождение, включая необходимую инфраструктуру. Данный вопрос может фоново подниматься на каждом шаге проработки требований, однако его уточнение выполняется на финальном этапе.
Если в итоге бюджет не покрывает все желаемые требования, то лучше пересмотреть список и скорректировать приоритеты — возможно, от чего-то придется отказаться.
Заключение.
Можно ли сказать, что сегодня каждой компании нужна BI-система? Мы уже подходим к этапу, когда большинство компаний понимают преимущества данных решений и правильного подхода к их использованию. При этом хочется еще раз обозначить основные моменты, на которые стоит обратить внимание:
- четко обозначьте цели и потребности;
- сформируйте список обязательных и второстепенных функциональных требований;
- фиксируйте организационные и юридические ограничения;
- составьте реестр технических требований и ограничений корпоративных политик безопасности;
- подсчитайте бюджет и наметьте стоимость дальнейшей поддержки;
- уточните, есть ли у вас дополнительные пожелания к вендору.
Если все шаги пройдены, то осталось начать поиск подходящего аналитического решения. Обращайтесь за экспертной помощью к специалистам, которые хорошо знают рынок, разбираются в аналитических продуктах и методологиях и готовы пройти с вами весь путь — от сомнений «а надо ли нам это» до готового желаемого результата проекта.