Этапы цифровой трансформации
Все современные предприятия и организации, особенно компании с длительной историей развития, проходят непростой путь цифровой трансформации. Обычно он начинается с перевода в цифровой вид различных документов, затем охватывает отдельные бизнес-процессы и целые функциональные блоки, и по достижению некоторой «критической массы» оцифрованных процессов переходит на уровень трансформации бизнес-процессов в масштабе всей организации. На этом этапе как правило появляются процессы, ориентированные на использование документов именно в цифровой форме.
Важная веха этого движения — переход от «лоскутной информатизации» корпоративного документооборота к единому решению масштаба предприятия.
Этот переход сопровождается также пересмотром подходов к организации юридически значимого документооборота (ЮЗ ЭДО). Как правило это «лоскутный» ЮЗ ЭДО, где возможности защищенного документооборота, такие как создание, визуализация, преобразование формализованных электронных документов в требуемый формат, подписание документов электронной подписью (ЭП) и их проверка, реализуются в отдельных подразделениях компании: финансы, договоры, кадры, логистика и т. п. Фрагментарная автоматизация обусловлена дублированием задач и данных, неоптимальным расходованием ресурсов и финансовых средств. Фактически речь идет о переходе от «лоскутного ЮЭ ЭДО» к организации корпоративной доверенной среды обмена цифровыми документами.
Платформенный подход
Сегодня рынок достиг согласия в том, что для повышения управляемости, сокращения затрат и увеличения безопасности ЮЗ ЭДО, следует придерживаться принципа реализации единых сервисов ЭДО, которые смогут использовать все прикладные системы организации. В русле этой идеи разработчики создали программную среду «Платформа ЮЗ ЭДО», позволяющую учесть все нюансы и сложности задач цифровизации.
«Платформа ЮЗ ЭДО» обладает необходимыми компонентами для организации юридически значимой доверенной среды обмена документами:
- сервис создания/формирования электронных документов;
- сервисы электронной подписи;
- сервис маршрутизации документов;
- сервисы долговременного хранения документов;
- сервисы электронного обмена документами с контрагентами и взаимодействия с внешними системами, а также ряд других.
Создание единой доверенной среды ЭДО организации
На базе «Платформы ЮЗ ЭДО» реализуется единая безбумажная (цифровая) доверенная среда работы с документами для распределенных предприятий и холдингов. Это является одной из уникальных особенностей платформы компании «Цитрос».
Создание доверенной среды обеспечивают:
- Развитая инфраструктура электронных подписей. Поддерживается работа со всеми видами ЭП: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП), квалифицированная электронная подпись (КЭП). Платформа ЮЗ ЭДО» обеспечивает возможность использовать различные криптосредства и фиксировать вспомогательные свойства подписи, которые позволят убедиться, что документ не был изменен, и его подписал автор, а сам документ хранится в нужном формате таким образом, что его можно прочитать и через семьдесят лет.
- Трансграничный ЭДО. Реализуется с помощью квитанции ДТС, которая подтверждает, что заграничная ЭП валидна, в соответствии с федеральным законом №63 «Об электронной подписи» от 06.04. 2011 г.
- Мультиоператорность. «Платформа ЮЗ ЭДО» поддерживает работу с множеством внешних операторов ЭДО. Полноценный ЮЭ ЭДО в понимании разработчиков «Цитрос» подразумевает, что для компании взаимодействие с любым внешним контрагентом происходит одинаковым образом, сотрудникам не приходится задумываться, как учесть особенности взаимодействия с разными контрагентами, а также с разными видами и форматами документов.
- Внутренний оператор ЭДО. Эта функция ориентирована на предприятия с обширным внутрикорпоративным обменом документами с разными юридическими лицами в рамках одного холдинга. В таком решении есть прямая экономическая выгода: обмен через внешних операторов ЭДО оплачивается по определенным тарифам, исходя из количества переданных документов, а обмен документами через внутреннего оператора будет бесплатным.
- Мобильное приложение «Госключ» — удобный и безопасный сервис для подписания документов онлайн, которым могут пользоваться граждане с подтвержденной учетной записью на портале Госуслуг.
- Взаимодействие с внешними сервисами: «Работа России», ГИС ЭПД, ЕСИА и др., а также госорганами (ФНС, ПФР, Банк России и др.).
- Обмен документами и информацией через СМЭВ.
- Единая точка обмена с внешним контуром: легко проконтролировать, если произошла утечка данных, легко закрыть источник утечки.
- Отсутствие неавторизованных действий: в истории обработки фиксируется кто, что делает, понятно, откуда документ появился в системе и когда.
Выгоды для заказчиков «Платформы ЮЗ ЭДО»
Внедрение «Платформы ЮЗ ЭДО» компании обеспечивает заказчикам ряд преимуществ:
- Существенное повышение уровня безопасности при работе с документами за счет применения встроенных решений для контроля доступа, управления версиями, а также мониторинга всех действий пользователей с документами. Это дает возможность обеспечить эффективный контроль, быстрое обнаружение и исправление процедурных и иных нарушений.
- Повышение скорости и прозрачности управления в рамках предприятия за счет полностью электронного документооборота.
- Значимый экономический эффект от внедрения «Платформы ЮЗ ЭДО». Экономия бюджета на обслуживании бумажных документов в части операционных расходов предприятия с численностью 10 тыс. сотрудников составит от 700 млн руб. в год.
- Экономия времени сотрудников на работу с документами. До 70% снижения рутинной загрузки сотрудников можно получить за счет использования роботизированных процедур перевода документов в цифровой вид и их регистрации, быстрого интеллектуального поиска документов, интеллектуальных подсказок лучших решений, а это десятки и даже сотни тысяч человеко-часов.
- Использование «Платформы ЮЗ ЭДО» создает надежную основу для внедрения решений по цифровой трансформации предприятий и ускоряет ее. «Платформа ЮЗ ЭДО» быстро встраивается в ИТ-ландшафт любого заказчика (внедрение занимает от двух месяцев) и обеспечивает создание сквозных цифровых процессов работы с электронными документами в электронной среде взаимодействий, как в рамках предприятия/холдинга, так и с внешними контрагентами.
Поддержка процессов импортозамещения. Полностью отечественная разработка, работающая в импортозамещенной среде, включая ОС, СУБД, браузеры, а также интеграция с целым рядом смежных решений из реестра отечественного ПО