С каждым годом всё больше компаний стремятся автоматизировать свои бизнес-процессы с помощью цифровых решений. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) не стал исключением. С момента начала пандемии COVID многие сотрудники были вынуждены начать работать удаленно, что значительно увеличило и без того высокие административные расходы компаний. Так, для обработки одного обращения сотрудника вручную в среднем требуется от 5 до 30 минут, а в зависимости от численности персонала предприятия на эти задачи может потребоваться привлечение существенного количества административных ресурсов. При этом система кадрового электронного документооборота осуществляет проверку и передачу документа по заданному маршруту автоматически без дополнительных затрат. Сегодня законодательство не требует обязательного перехода на КЭДО, но всё больше компаний понимают, что внедрение системы позволит снизить затраты на поддержку бизнес-процессов, упростить решение кадровых задач и сделать их безопаснее.
Как выбрать систему КЭДО?
На рынке представлено много компаний, оказывающих услуги КЭДО. Например, компании-лидеры. Они давно работают в данном сегменте и предлагают многофункциональную экосистему из продуктов по ЭДО и КЭДО, интегрированных между собой. Их решения проверены временем и фактическим объемом внедрений. Подобные информационные системы обладают множеством преимуществ: стабильностью, расширяемостью, понятным современным интерфейсом и удобством использования. Такие КЭДО внедряются, как правило, на крупных предприятиях численностью 10000 и более сотрудников из различных отраслей промышленности. При этом подобные решения пользуются популярностью и в компаниях с численностью персонала 250-1000 человек. Клиент может выбрать как локальное программное обеспечение, так и облачные варианты развертывания. Информационные системы полностью импортонезависимые, поддерживают интеграцию с различными внешними системами и сервисами предоставляют гибкость и легкость адаптации под любые требования.
Есть и относительно молодые, но амбиционные компании, которые конкурируют с более известными игроками за счет ставки на собственный подход к пользовательскому интерфейсу системы. Подобные КЭДО внедряются, в том числе в крупных металлургических компаниях.
Интерес также представляют информационные системы от компаний, предлагающих инновационные подходы по построению электронного документооборота на основе BPM-платформы. Они предлагают собственную экосистему с набором готовых решений: CRM, Service Desk и т.д. Как правило, в предлагаемых решениях используется Low-code и No-code подходы, а также интеллектуальное распознавание текста.
При выборе продукта, следует обратить внимание на следующие аспекты:
- Известность вендора и популярность внедрения.
- Тип установки (локальное программное обеспечение или облачное).
- Опыт пользователей по работе с предыдущей системой КЭДО (если применимо).
- Соответствие системы КЭДО требованиям законодательства.
- Отслеживание поставщиком КЭДО изменений законодательства и своевременной доработки продукта.
- Соответствие требованиям информационной безопасности, предъявляемой в компании клиента.
- Наличие и полнота руководства пользователя.
- Наличие и полнота руководства администратора, содержащее версии используемых компонентов, подробную инструкцию по развёртыванию, требования к программному обеспечению и другое.
- Возможности интеграции с внешними системами и наличие открытого API.
- Использование в продукте сторонних решений.
- Формат и качество технической поддержки.
- Модель лицензирования.
С чего начать внедрение?
Несмотря на кажущуюся схожесть кадровых процессов во всех российских компаниях, опыт внедрения КЭДО показывает, что в каждой есть свои особенности, сформировавшиеся исторически или из-за используемых мастер-систем и настроенных интеграций. Успешность внедрения проекта существенно зависит от готовности и заинтересованности участников и команд принимать участие в ключевых вопросах. Также необходимо сформировать экспертную группу, которая в дальнейшем будет участвовать в формировании технического задания и выборе системы.