Последние несколько лет рынок электронного документооборота в России рос приблизительно на 10% ежегодно. К 2021 году эта сфера уже полноценно оформилась: общий объем составлял уже 64,2 млрд рублей. Среди компаний выделились явные лидеры, топ-10 из них обеспечивали примерно 25% всего спроса. Кризис 2022 года изменил ситуацию на рынке: Россию покинули крупные зарубежные продукты вроде Microsoft SharePoint и Documentum. Отечественному бизнесу пришлось переходить на отечественные аналоги: оказалось, что многие такие системы гораздо лучше адаптированы к местному законодательству. В статье рассмотрим один из таких инструментов — сервис электронного документооборота EnDocs.
Разработчик более 10 лет на рынке.
Платформа EnDocs принадлежит компании ENSOL, которая разрабатывает и внедряет информационные системы с 2012 года. Первую версию программы они создали еще в 2014 году — тогда инструмент действовал на базе платформы Microsoft SharePoint Server.
С использованием SharePoint разработчики ENSOL автоматизировали процессы ЭДО в KFC, ABBYY, Royal Canin, PWC и Tui Russia. Вместе с тем в компании выяснили, что многие руководители бизнеса не готовы внедрять дорогие программы и оплачивать лицензионные сервисы Microsoft. Поэтому потребовалось более дешевое решение, которое не будет уступать в функциональности:
- нужен продукт на OpenSource-технологиях. Так покупателю программы не придется оплачивать дорогостоящие подписки;
- необходимы минимальные требования к оборудованию. Важно, чтобы заказчикам не требовались собственные сервера и дополнительная техника. Заодно клиент экономит на штате сотрудников, которые обслуживают инфраструктуру;
- сервис должен быть универсальным. В этом случае внедрение обойдется дешевле, ведь не потребуется индивидуальных доработок.
Чтобы создать доступный по цене инструмент с широкой функциональностью, компания начала разрабатывать новую версию платформы EnDocs на открытых технологиях. В 2020 году вышла первая версия новой платформы, изначально она была доступна только в виде облачного сервиса. Для его использования заказчикам не требовались собственные серверы, команда программистов и персональные решения. В 2022 году новая платформа стала доступна в варианте локальной установки (On-Premise).
Облачный документооборот проще внедрить и освоить.
Разработчики EnDocs утверждают, что в компании на 100–200 пользователей можно внедрить ЭДО всего за месяц. Из них неделя уходит на подключение сотрудников и еще три недели — на тренинги, разработку методологии и обучение менеджеров заказчика.
Если специалисты поставщика программы подключают КЭДО, они выпускают электронные подписи для клиентов и дают доступ к базе знаний о сервисе. В других случаях в компании заказчика сразу формируют группу обучения — это менеджеры, которые пройдут тренинги и будут учить остальных сотрудников. Такой подход помогает экономить время и деньги на обучение работе с программой.
Выпуск электронных подписей (ЭЦП) разработчики предлагают вместе с внедрением сервиса. Компания ENSOL сотрудничает с УЦ ЭЦП «Калуга Астрал», технология предоставляется вместе с подключением EnDocs.
После подключения сервиса руководители, бухгалтеры, юристы и кадровики настраивают доступы сотрудникам и маршруты согласования документов, чтобы все процессы шли в автоматическом режиме. Им помогают операторы техподдержки EnDocs, они же настраивают интеграции и загружают справочники юрлиц, контрагентов и подразделений компании в сервис.
Чтобы освоить программу, рядовому пользователю не потребуется много времени. В EnDocs интуитивно понятный интерфейс, в котором можно разобраться даже без обучения: все кнопки подписаны, на каждое действие есть дополнительная справка.
Отличительная черта EnDocs – ВРМ функциональность.
Сервис позволяет не только учитывать документы, подписывать и передавать их, но и влиять на бизнес-процессы. EnDocs упрощает «канцелярскую» часть документооборота, а заодно ускоряет управленческие процессы. Например, с помощью системы можно автоматизировать распознавание документов, их передачу между сотрудниками. Менеджерам не приходится ходить за коллегами и напоминать об обработке документа — процесс идет автоматически.
Автоматизация влияет не только на бухгалтерию и кадры, но и на всю компанию целиком. Например, согласование и подписание счетов и договоров в цифровом виде ускоряет взаимодействие с подрядчиками. Из-за этого компания может быстрее оформлять сделки с поставщиками и реализовывать товары.
Настройка процессов не требует навыков программирования.
EnDocs адаптирован для менеджеров: чтобы управлять бизнесом, не требуется штат программистов. Все настройки в системе выставляются так, чтобы процесс был доступным и открытым:
- моделирование процессов происходит с помощью инструментов low-code и no-code. Маршруты согласования, роли сотрудников и этапы задач собираются в простом конструкторе;
- ход выполнения задачи открытый — руководитель или ответственный менеджер в любой момент может проверить, на каком этапе работы находится документ.
Архитектура системы изначально спроектирована под использование в облаке: EnDocs построен на основе React и NodeJS. Для работы с базами данных используются MySQL и PostgreSQL. В качестве шины обмена событий и данных задействуются Yandex Queue и RabbitMQ. Бизнес-логика обеспечивается благодаря микросервисам, размещенным в контейнерах Docker. Контейнеры управляются оркестратором Kubernetes. Для хранения файлов используется объектное хранилище данных на базе S3-протокола.
Каждый процесс в EnDocs разбит на этапы, для одного и того же документа можно настроить разные сценарии согласования. Например, передать его другому сотруднику, если потребуются доработки, либо завершить процесс, если документ отклонил руководитель. Доступно несколько этапов:
- согласование — на этом этапе участникам процесса могут выдаваться разные задачи, такие как согласование, выполнение, ознакомление или подписание документов;
- вычисление — здесь задаются условия, которые определяют, какой путь процесса выбрать;
- событие — это обязательный шаг с определенным действием, например, переход к следующему этапу, отправка уведомлений или завершение процесса.
Если процесс не укладывается в доступные этапы, можно настраивать собственные с помощью скриптов. Скопировать скрипты можно из библиотеки сервиса — это открывает возможности для тонкой автоматизации.
Работа с документами идет полуавтоматически.
Когда система настроена, для ее работы почти не требуется участие сотрудников. Им остается лишь принимать управленческие решения: проверять правильность составления документов, утверждать или отклонять договоры и счета, назначать ответственных. Остальные рутинные задачи закрывает сервис.
Документы в систему поступают автоматически или вручную. Для этого доступно несколько источников: корпоративная электронная почта, сканирование и распознавание, а также онлайн-система юридически значимого электронного документооборота «Контур.Диадок». Интеграция с Диадоком доступна по умолчанию — сразу после подключения сервиса получится наладить документооборот с контрагентами.
Если документ приходит по электронной почте или через скан, он распознаётся с помощью искусственного интеллекта. Система поддерживает три движка: коммерческий ABBYY FineReader, свободный Tesseract, а также технологию распознавания от компании «Яндекс». Сервис EnDocs извлекает данные и реквизиты из первичных документов: счетов-фактур, товарных накладных, УПД, актов и счетов на оплату. По заверениям разработчиков, распознавание сокращает время ввода документов на 80%.
EnDocs можно развернуть в локальной системе.
Систему EnDocs можно разместить на собственной площадке — в собственном или арендуемом дата-центре. Версии программ при этом не различаются: у них одинаковые интерфейс и функциональность. Переучивать пользователей, заново настраивать источники и загружать данные при этом не нужно.
Вариант для локальной установки использует ОС Linux (разработчики рекомендуют Ubuntu), на которую устанавливается Docker Composer для работы с контейнерами. Это напоминает связку контейнеров и MySQL в облачной версии.
В системе предусмотрено много интеграций для работы с популярным ПО, поэтому она встраивается в любой ИТ-ландшафт. Поэтому систему будет легко внедрить в бизнес и подключить к инструментам, которые уже используются в работе.
В основе архитектуры EnDocs лежит принцип горизонтального масштабирования: когда число пользователей, бизнес-процессов или объем данных увеличивается, достаточно добавить вычислительные мощности и распределить по ним сервисы системы.
У сервиса минимальные требования к технике: для локальной установки подойдет обычный x86-сервер начального уровня. Например, для подключения 2000 пользователей и хранения 200 тысяч документов достаточно трех серверов с двумя ядрами и 12 ГБ ОЗУ. Для хранения данных используется хранилище S3 (программное или аппаратное), которое позволяет хранить данные практически неограниченного объема.
Для заказчиков локальной версии есть дополнительные возможности — например, им доступны интеграции со СБИС, «КОРУС СФЕРА Курьер» и сервисами других производителей, например, «Контур.Экстерн» для обработки требований налоговых органов. Разработчики сознательно не перегружают облачный сервис интеграциями от сторонних поставщиков из-за сложной процедуры поддержки и обновления. Но собственная функциональность локальной и облачной версий EnDocs полностью совпадает.
Заключение.
Системы управления бизнес-процессами и электронным документооборотом внедряются один раз и на много лет. Поэтому очень важно выбрать такое решение, которое позволит бизнесу успешно развиваться, сведя к минимуму рутинные задачи и те объективные ошибки, которые они могут за собой повлечь.
Скорость и прозрачность движения документов в компании очень важны для руководителей, которые в любой момент могут удостовериться, на какой стадии находится тот или иной документ, тот или иной процесс. Наконец, радует, когда подобные системы внедряются быстро, обладают расширяемой и редактируемой функциональность и не требуют серьезных капитальных затрат ни при покупке лицензии, ни в ходе последующей эксплуатации.
Система EnDocs — комплексное решение: можно автоматизировать разные бизнес-процессы с помощью ЭДО. В структуре сервиса работает несколько взаимосвязанных блоков:
- электронный архив,
- договорной документооборот,
- согласование и оплата счетов,
- цифровая бухгалтерия,
- кадровый ЭДО,
- канцелярия и делопроизводство.
Компания может задействовать все блоки разом или работать только с необходимым для менеджеров минимумом. Мы выделили несколько возможностей, которые открывает бизнесу система.